Un appel d'offres est un document commercial qui annonce un projet, le décrit et sollicite des offres auprès d'entrepreneurs qualifiés pour le mener à bien. Vous avez identifié un appel d'offres qui, selon vous, correspond aux atouts de votre entreprise.
Vous avez prouvé votre compétence dans votre domaine, votre expertise est à la hauteur de la concurrence, vos équipes sont disponibles et le projet semble viable en termes de planification et de financement.
Dans ce contexte, l'étape suivante consiste à créer l'une des supports commerciaux les plus populaires : votre réponse à l'appel d'offres.
Mais quels sont les éléments clés à inclure et comment organiser votre document ?
Dans cet article, nous allons voir quels sont les éléments essentiels à inclure dans votre réponse à un appel d'offres et comment guider votre travail en trois étapes.
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Quels sont les éléments clés pour rédiger une réponse à un appel d'offres ?
Il peut être délicat de rédiger la bonne réponse à un appel d'offres, car ce document peut faire gagner ou perdre à votre entreprise une nouvelle opportunité de collaboration. Ainsi, avant de rédiger votre document final, voici quelques éléments clés que vous devez garder à l'esprit :
- Lisez attentivement l'appel d'offres et identifiez les divers enjeux et difficultés auxquels le client potentiel est confronté.
- Passez en revue les exigences avec les parties prenantes pour vous assurer que vous êtes en mesure de les satisfaire.
- Préparez les questions auxquelles les autres services doivent répondre.
- Créez un premier brouillon : il doit être brut mais mettre en évidence les points clés de chaque partie de votre réponse.
- Distribuez votre projet à l'équipe, afin que vos collègues puissent participer et apporter leur point de vue.
- Construisez une deuxième version, plus complète
- Vérifiez votre dernière version et modifiez-la en conséquence, en veillant toujours à utiliser un langage clair.
L'idée est de faire en sorte que votre réponse à appel d’offre soit parfaitement adaptée à votre prospect : vous devez vous démarquer. Dans ce contexte, prendre le temps de créer un document solide est essentiel. Mais quelles sont les règles à suivre pour structurer votre réponse ?
Comment organiser votre réponse à un appel d'offres ?
Chaque réponse à un appel d'offres est différente, mais le processus pour la structurer peut rester le même. Voici les trois étapes à suivre.
1. Recueillir des informations extérieures
Avant de commencer à rédiger, il est essentiel de comprendre la situation du prospect sous tous les angles. Dans ce contexte, prenez du recul et essayez de rassembler un maximum d'informations provenant de sources internes et externes si possible sur :
- L'état d'avancement du projet et du marché
- les collaborateurs du projet (fournisseurs, sous-traitants...)
- Les objectifs du projet et les résultats attendus
- Le calendrier prévu du projet
- Les ressources internes du prospect
- L'état de préparation ou maturité du prospect
Si vous avez la réponse à ces questions, vous êtes sûr d'avoir une meilleure connaissance du contexte du prospect. Cela vous permettra d'être plus spécifique et de faire appel directement aux besoins du prospect lorsque vous construirez votre réponse.
2. Constituez votre équipe
Comme nous l'avons mentionné précédemment, il faut plus d'une personne pour structurer une réponse à un appel d'offres. Dans ce contexte, il est essentiel de décider à l'avance de l'équipe qui prendra en charge le projet si votre entreprise est sélectionnée par le prospect.
Dans ce contexte, deux équipes différentes participent au projet. D'une part, vous avez l'équipe qui répond à la demande et d'autre part, il y a l'équipe opérationnelle qui va exécuter le projet.
L’ensemble de la mission est chapotée par le chef de projet dont le rôle consiste à :
- Orchestrer la création de la réponse à l’appel d’offres;
- Analyser les risques du projet;
- Fixer le prix à facturer pour le projet;
- Servir de médiateur pour les décisions difficiles;
- Superviser le calendrier du projet;
- Animer les réunions de suivi avec toutes les parties prenantes;
- Assurer la communication avec la direction générale du client.
3. Structurez votre projet
Pour rendre votre réponse à un appel d'offres encore plus pertinente, il est essentiel de structurer votre réponse en "mode projet". Voici quelques étapes à suivre :
- Lister les différents acteurs clés impliqués dans le projet;
- Construire l’organigramme du projet;
- Définir une grille d'analyse fonctionnelle;
- Répartir les différentes tâches;
- Construire le calendrier du projet;
- Définir les dates d'échéance et les livrables associés;
- Structurer la feuille de route pour les différents acteurs clés.
Dans l'ensemble, l'idée est qu'à travers votre réponse, vous pouvez commencer à construire une relation avec votre prospect. Votre réponse doit leur donner le sentiment que :
- Vous comprenez leurs problèmes;
- Vous avez un plan structuré pour résoudre leurs problèmes;
- Votre organisation se démarque dans son expertise et est digne de confiance.
En d'autres termes, votre réponse doit avoir sur votre prospect un impact tel qu'il aura le sentiment que vous êtes le mieux placé pour l'aider à résoudre son problème.